Ngopi Arsip Series 6: Bawaslu Jatim Bahas Strategi Perlindungan Arsip Vital Bersama Arsiparis Bawaslu Situbondo

Bawaslu Kabupaten Trenggalek mengikuti kegiatan Ngopi Arsip Series 6 yang diselenggarakan oleh Bawaslu Provinsi Jawa Timur secara daring melalui Zoom Meeting pada Selasa (3/3/2026) pukul 10.00–11.30 WIB. Kegiatan ini mengangkat tema “Pengelolaan Arsip Vital: Strategi Perlindungan dan Pengamanan Informasi Penting.”

Dalam kegiatan tersebut, materi disampaikan oleh Arsiparis Bawaslu Kabupaten Situbondo, Viditia Goesdian D dan Ulfa Nur H, yang membahas pentingnya pengelolaan arsip vital sebagai bagian dari upaya menjaga keberlangsungan operasional lembaga. Kegiatan ini diikuti oleh Koordinator Divisi SDMO serta staf pengampu kearsipan dari 38 Bawaslu Kabupaten/Kota se-Jawa Timur.

Dalam pemaparannya, dijelaskan bahwa arsip vital merupakan arsip yang keberadaannya sangat penting bagi kelangsungan operasional organisasi. Mengacu pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip vital adalah arsip yang menjadi persyaratan dasar bagi operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, serta tidak dapat tergantikan apabila mengalami kerusakan atau kehilangan.

Sementara itu, berdasarkan Peraturan Kepala ANRI Nomor 6 Tahun 2005, arsip vital merupakan informasi terekam yang memiliki nilai sangat penting karena berkaitan langsung dengan keberadaan organisasi, termasuk memuat informasi mengenai status hukum, hak dan kewajiban, serta aset instansi. Apabila arsip tersebut hilang, dampaknya dapat menghambat keberlangsungan kegiatan lembaga.

Oleh karena itu, arsip vital perlu mendapatkan perlindungan khusus dari berbagai risiko, seperti kerusakan, kehilangan, maupun bencana. Beberapa metode perlindungan arsip vital yang dapat diterapkan antara lain melalui duplikasi arsip, pemencaran atau dispersal penyimpanan, serta penggunaan peralatan penyimpanan khusus (vaulting).

Selain itu, narasumber juga menjelaskan langkah-langkah penyelamatan dan pemulihan arsip vital apabila terjadi bencana atau keadaan darurat. Tahapan tersebut meliputi proses penyelamatan atau evakuasi arsip, yang kemudian dilanjutkan dengan tahap pemulihan (recovery) guna memastikan informasi penting tetap dapat diakses dan dimanfaatkan.

Melalui kegiatan ini, diharapkan jajaran pengelola arsip di lingkungan Bawaslu Kabupaten/Kota se-Jawa Timur, termasuk Bawaslu Kabupaten Trenggalek, semakin memahami pentingnya pengelolaan arsip vital serta mampu menerapkan strategi perlindungan yang tepat guna menjaga keamanan informasi penting lembaga.