BAWASLU TRENGGALEK PERKUAT TATA KELOLA KEARSIPAN MELALUI SINERGI DENGAN DINAS KEARSIPAN

trenggalek.bawaslu.go.id – Badan Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) Kabupaten Trenggalek memperkuat tata kelola kearsipan kelembagaan melalui koordinasi bersama Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Trenggalek. Kegiatan tersebut menjadi bagian dari upaya meningkatkan pengelolaan arsip yang efektif, efisien, tertib, serta mendukung akuntabilitas pelaksanaan tugas dan fungsi pengawasan Pemilu dan Pemilihan.

Koordinasi dan diskusi pengelolaan kearsipan tersebut dilaksanakan di Media Center Bawaslu Kabupaten Trenggalek, Rabu (23/9/2026). Kegiatan dihadiri Ketua Bawaslu Kabupaten Trenggalek Rusman Nuryadin bersama anggota Bawaslu Kabupaten Trenggalek, Koordinator Sekretariat Bawaslu Kabupaten Trenggalek Kirnadi beserta jajaran sekretariat, serta Arsiparis Ahli Muda dan Arsiparis Ahli Pertama Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Trenggalek, Erna Widyawati dan Rinanto.

Kearsipan sebagai Bagian dari Akuntabilitas Kelembagaan

Ketua Bawaslu Kabupaten Trenggalek, Rusman Nuryadin, menyampaikan apresiasi atas kehadiran jajaran Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Trenggalek. Menurutnya, koordinasi tersebut memiliki arti penting dalam membangun tata kelola kearsipan yang semakin baik di lingkungan Bawaslu.

“Bawaslu menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya atas kehadiran Dinas Kearsipan dan Perpustakaan di Bawaslu Kabupaten Trenggalek dalam rangka silaturahmi, koordinasi, dan diskusi tentang tata kelola kearsipan yang lebih baik,” ujar Rusman.

Rusman menilai kearsipan memiliki posisi strategis dalam perjalanan sebuah lembaga. Arsip tidak hanya berfungsi sebagai kumpulan dokumen yang disimpan untuk kebutuhan administrasi, tetapi juga menjadi sumber informasi dan bukti autentik atas berbagai aktivitas serta keputusan kelembagaan.

“Bagi sebagian pihak mungkin diskusi tentang kearsipan dianggap kurang menarik. Tetapi bagi Bawaslu, kearsipan merupakan salah satu tema yang sangat penting untuk dibahas. Dengan adanya arsip, kita dapat mengetahui perjalanan kelembagaan, pertanggungjawaban kinerja, serta bukti autentik rekam jejak pengawasan,” jelasnya.

Menurut Rusman, pengelolaan arsip yang baik akan memberikan manfaat jangka panjang bagi kelembagaan, terutama dalam memastikan tersedianya informasi yang dapat diakses dan dipertanggungjawabkan sesuai dengan ketentuan.

Karena itu, ia berharap sinergi antara Bawaslu Kabupaten Trenggalek dan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Trenggalek dapat terus ditingkatkan.
“Kami berharap ke depan Bawaslu Kabupaten Trenggalek dapat terus bersinergi dengan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Trenggalek dalam mewujudkan tata kelola kearsipan yang efektif dan efisien,” tambahnya.

Dinas Kearsipan Dorong Optimalisasi Regulasi

Arsiparis Ahli Muda Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Trenggalek, Erna Widyawati, menyampaikan apresiasi atas kesempatan untuk bersilaturahmi sekaligus berdiskusi secara langsung dengan jajaran Bawaslu Kabupaten Trenggalek.

Menurut Erna, Bawaslu telah memiliki sejumlah regulasi dan pedoman internal yang dapat menjadi dasar dalam pelaksanaan tata kelola kearsipan.

“ bersyukur diberikan kesempatan untuk bersilaturahmi dan berdiskusi dengan teman-teman Bawaslu Kabupaten Trenggalek dalam pengelolaan kearsipan,” kata Erna.

Ia menilai keberadaan regulasi internal Bawaslu menjadi modal penting dalam membangun sistem pengelolaan arsip yang tertib.

“Saya melihat sudah banyak regulasi dan petunjuk di internal Bawaslu melalui Perbawaslu terkait tata kelola kearsipan. Regulasi-regulasi tersebut jika dijalankan dengan sebaik-baiknya, pasti pengelolaan kearsipan Bawaslu Kabupaten Trenggalek akan menjadi lebih baik,”  ujarnya.

Menurutnya, penerapan regulasi secara konsisten perlu diikuti dengan pemahaman yang sama di seluruh jajaran, sehingga pengelolaan arsip tidak hanya menjadi tanggung jawab petugas tertentu, tetapi menjadi bagian dari budaya kerja organisasi.

Arsip Bukan Sekadar Dokumen Administrasi

Sementara itu, Koordinator Divisi SDMO dan Diklat Bawaslu Kabupaten Trenggalek, Ahmad Rokhani, menjelaskan bahwa pengelolaan ketatausahaan dan kearsipan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari tata kelola kelembagaan Bawaslu.

Ia menegaskan bahwa arsip tidak semestinya dipahami hanya sebagai kegiatan menyimpan surat, menata dokumen, atau memenuhi kebutuhan administrasi perkantoran.

“Pengelolaan ketatausahaan dan kearsipan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari tata kelola kelembagaan Bawaslu Kabupaten. Kearsipan bukan semata-mata kegiatan menyimpan surat atau menata dokumen, tetapi merupakan bagian dari sistem pertanggungjawaban kelembagaan, penyediaan informasi, perlindungan hukum, memori organisasi, serta dukungan terhadap pelaksanaan tugas pengawasan Pemilu dan Pemilihan,” terang Ahmad Rokhani.

Menurutnya, arsip memiliki sejumlah fungsi strategis bagi Bawaslu. Di antaranya sebagai sumber informasi kelembagaan, bahan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas, memori organisasi, serta bukti autentik atas proses dan hasil pelaksanaan tugas pengawasan.

Lebih lanjut, Ahmad Rokhani mengaitkan pentingnya kearsipan dengan mandat kelembagaan Bawaslu yang diatur dalam peraturan perundang-undangan.

Dalam konteks tugas Bawaslu Kabupaten/Kota, pengelolaan, pemeliharaan, perawatan arsip, serta penyusutan arsip berdasarkan jadwal retensi merupakan bagian dari tugas kelembagaan sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 2017 tentang Pemilihan Umum.

“Dengan demikian, kearsipan bukan sekadar pekerjaan administratif tambahan, tetapi merupakan bagian dari tugas kelembagaan yang memiliki fungsi strategis dalam mendukung akuntabilitas dan keberlanjutan organisasi,” jelasnya.

Membangun Kearsipan sebagai Memori Organisasi

Koordinasi antara Bawaslu Kabupaten Trenggalek dan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Trenggalek diharapkan menjadi langkah awal untuk memperkuat sinergi dalam pengelolaan arsip kelembagaan.

Sinergi tersebut tidak hanya diarahkan pada aspek teknis penyimpanan dan penataan dokumen, tetapi juga pada peningkatan pemahaman jajaran mengenai pentingnya penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, hingga penyusutan arsip sesuai ketentuan.

Pengelolaan arsip yang tertib juga menjadi bagian penting dalam memastikan setiap proses kerja kelembagaan memiliki rekam jejak yang jelas. Hal tersebut diperlukan untuk mendukung transparansi, akuntabilitas, penyediaan informasi, serta perlindungan terhadap kepentingan hukum kelembagaan.

Bagi Bawaslu Kabupaten Trenggalek, arsip pada akhirnya tidak hanya menjadi dokumen yang merekam masa lalu. Arsip merupakan memori organisasi yang merekam perjalanan kelembagaan, bukti autentik pelaksanaan tugas, serta salah satu instrumen untuk memastikan setiap pelaksanaan tugas pengawasan dapat dipertanggungjawabkan.

Melalui koordinasi dan sinergi dengan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Trenggalek, Bawaslu Kabupaten Trenggalek berkomitmen untuk terus meningkatkan kualitas tata kelola kearsipan agar semakin tertib, efektif, efisien, dan mampu mendukung pelaksanaan tugas pengawasan Pemilu dan Pemilihan secara berkelanjutan.