Bawaslu Trenggalek Perkuat Tata Kelola Arsip, Dorong Pengelolaan yang Tertib dan Akuntabel

trenggalek.bawaslu.go.id – Bawaslu Kabupaten Trenggalek memperkuat pengelolaan kearsipan melalui Rapat Standar Pemeliharaan Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif, Rabu (23/9/2026). Kegiatan yang berlangsung di Ruang Media Center Bawaslu Trenggalek tersebut menjadi ruang koordinasi untuk meningkatkan pemahaman sekaligus memastikan pengelolaan arsip berjalan tertib, aman, terawat, dan mudah ditemukan kembali. 

Kegiatan diikuti jajaran pimpinan dan sekretariat Bawaslu Kabupaten Trenggalek serta menghadirkan perwakilan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Trenggalek. Kehadiran pihak eksternal tersebut menjadi bagian dari upaya Bawaslu Trenggalek memperkuat pemahaman teknis sekaligus membuka ruang sinergi dalam pengelolaan kearsipan.

Dalam pengantarnya, Koordinator Divisi SDMO dan Diklat Bawaslu Kabupaten Trenggalek, Ahmad Rokhani, menekankan bahwa arsip memiliki peran penting dalam mendukung tata kelola kelembagaan. Arsip tidak hanya dipandang sebagai dokumen yang disimpan, tetapi juga menjadi bagian dari pertanggungjawaban kelembagaan, penyediaan informasi, perlindungan hukum, memori organisasi, serta pendukung pelaksanaan tugas pengawasan. 

Pengelolaan arsip juga berkaitan erat dengan siklus administrasi kelembagaan, mulai dari penciptaan, registrasi, klasifikasi, penggunaan, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan, penilaian hingga pemusnahan. Karena itu, setiap tahapan membutuhkan penataan yang konsisten dan mengacu pada ketentuan kearsipan yang berlaku. 

Pada kesempatan tersebut, Bawaslu Trenggalek juga membahas kondisi dan proses penataan arsip yang telah berjalan, termasuk pengajuan penyusutan arsip. Proses identifikasi dan penataan arsip telah dilakukan secara bertahap selama kurang lebih enam bulan. Selain pengelolaan arsip fisik, Bawaslu Trenggalek juga telah memanfaatkan aplikasi SRIKANDI dalam pengelolaan arsip secara digital. 

Sementara itu, perwakilan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Trenggalek menyampaikan bahwa pengelolaan kearsipan di Bawaslu perlu tetap berada dalam koridor regulasi dan pedoman kearsipan yang berlaku. Dalam pembahasan, turut disoroti pentingnya administrasi dalam setiap proses pemindahan arsip dari unit kerja kepada unit kearsipan agar keberadaan dan riwayat arsip dapat ditelusuri dengan jelas. 

Pembahasan kemudian berlanjut pada standar pemeliharaan ruang dan penyimpanan arsip. Materi mencakup pengelolaan arsip aktif dan inaktif, pemanfaatan ruang penyimpanan, penataan boks dan rak arsip, keamanan, keselamatan, hingga perlindungan arsip dari risiko kerusakan akibat lingkungan maupun bencana. 

Tidak berhenti pada pemahaman teknis, rapat juga menghasilkan pembahasan mengenai langkah tindak lanjut. Salah satunya adalah penataan arsip secara lebih terstruktur dengan penanggung jawab pada masing-masing divisi. Setiap penyerahan arsip dari divisi kepada unit kearsipan perlu dilengkapi daftar arsip dan dokumen pendukung sehingga proses penyimpanan maupun temu kembali dapat dilakukan dengan lebih mudah. 

Selain itu, Bawaslu Trenggalek membuka peluang penguatan sinergi dengan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Trenggalek, termasuk dalam peningkatan kapasitas sumber daya manusia, pengelolaan arsip, penyediaan sarana pendukung, serta pengelolaan arsip yang memiliki nilai sejarah kelembagaan. 

Melalui kegiatan tersebut, Bawaslu Kabupaten Trenggalek menegaskan pentingnya menjadikan kearsipan sebagai bagian dari tata kelola kelembagaan yang berkelanjutan. Penataan arsip diharapkan tidak hanya menyelesaikan persoalan penyimpanan dokumen, tetapi juga memastikan setiap arsip dapat terjaga, terlindungi, dan dimanfaatkan sebagai sumber informasi serta rekam jejak kelembagaan di masa mendatang.