Ahmad Rokhani Tekankan Pentingnya Kearsipan sebagai Fondasi Akuntabilitas Bawaslu Trenggalek

Arsip bukan sekadar dokumen yang disimpan, tetapi menjadi bagian penting dalam menjaga rekam jejak, mendukung pertanggungjawaban, serta memastikan keberlanjutan informasi kelembagaan. Hal tersebut menjadi salah satu poin utama yang disampaikan Koordinator Divisi SDMO dan Diklat Bawaslu Kabupaten Trenggalek, Ahmad Rokhani, dalam pengantar Rapat Standar Pemeliharaan Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif Kabupaten Trenggalek.

Rapat koordinasi tersebut dihadiri Ketua Bawaslu Kabupaten Trenggalek Rusman Nuryadin, Anggota Bawaslu Kabupaten Trenggalek Prayogi selaku Koordinator Divisi Hukum dan Penyelesaian Sengketa serta Imam Maskur selaku Koordinator Divisi Pencegahan, Partisipasi Masyarakat dan Hubungan Masyarakat. Turut hadir Koordinator Sekretariat Bawaslu Kabupaten Trenggalek, Kirnadi, jajaran sekretariat, serta tamu undangan Erna dan Rinanto yang turut memberikan perspektif dalam pembahasan pengelolaan kearsipan.

Dalam pengantarnya, Ahmad Rokhani menekankan bahwa pengelolaan arsip memiliki posisi strategis dalam tata kelola kelembagaan Bawaslu. Arsip menjadi bagian dari sistem pertanggungjawaban administrasi, keuangan, dan kinerja, sekaligus berfungsi sebagai sumber informasi serta memori organisasi.

“Arsip bukan sekadar dokumen yang kita simpan. Di dalamnya terdapat rekam jejak kerja kelembagaan yang sewaktu-waktu dibutuhkan sebagai bentuk pertanggungjawaban, sumber informasi, maupun dasar dalam menghadapi kebutuhan hukum dan pemeriksaan,” jelas Ahmad Rokhani.

Pentingnya kearsipan juga tercermin dalam tugas Bawaslu Kabupaten/Kota sebagaimana diatur dalam Pasal 101 Undang-Undang Nomor 7 Tahun 2017 tentang Pemilihan Umum. Bawaslu Kabupaten/Kota memiliki tugas mengelola, memelihara, dan merawat arsip serta melaksanakan penyusutannya berdasarkan jadwal retensi arsip sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

Menurut Ahmad Rokhani, tertib arsip tidak hanya diperlukan untuk memenuhi aspek administratif, tetapi juga menjadi bagian dari kesiapan lembaga ketika menghadapi kebutuhan pemeriksaan maupun proses hukum. Dokumen yang tersimpan secara sistematis akan memudahkan lembaga dalam menemukan kembali informasi dan menunjukkan rekam jejak pelaksanaan tugas secara akuntabel.

Pembahasan kemudian diarahkan pada siklus pengelolaan arsip, mulai dari penciptaan, registrasi, klasifikasi, pemeliharaan hingga penyusutan. Pengelolaan tersebut mencakup arsip substantif yang berkaitan langsung dengan tugas pengawasan, penanganan pelanggaran dan penyelesaian sengketa, serta arsip fasilitatif yang mendukung pelaksanaan tugas operasional kelembagaan.

Bawaslu Kabupaten Trenggalek juga telah melakukan proses identifikasi dan penataan arsip sebagai bagian dari persiapan penyusutan arsip. Proses tersebut dilakukan melalui pendampingan teknis dan mekanisme berjenjang sesuai ketentuan yang berlaku. Selain pengelolaan secara fisik, pemanfaatan sistem kearsipan digital melalui SRIKANDI turut menjadi bagian dari upaya meningkatkan efektivitas pengelolaan arsip.

Dalam rapat tersebut, turut dibahas peluang penguatan sinergi dengan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Trenggalek. Kolaborasi tersebut diharapkan dapat memberikan penguatan kapasitas teknis bagi jajaran Bawaslu, termasuk melalui pembelajaran praktik pengelolaan arsip secara langsung.

Sinergi juga diharapkan dapat mendukung pemenuhan sarana kearsipan, penataan arsip statis yang memiliki nilai sejarah, serta pengelolaan arsip historis penyelenggaraan pengawasan Pemilu di Kabupaten Trenggalek.

“Kita ingin kearsipan di Bawaslu Trenggalek tidak berhenti pada menyimpan dokumen, tetapi benar-benar menjadi sistem yang tertib, mudah ditelusuri, aman, dan dapat dipertanggungjawabkan,” lanjut Ahmad Rokhani.

Ia menambahkan, penguatan tata kelola kearsipan perlu dilakukan secara berkelanjutan dan melibatkan seluruh jajaran. Dengan demikian, perubahan personel maupun dinamika kelembagaan tidak menghilangkan rekam jejak dan pengetahuan organisasi yang telah dibangun dari waktu ke waktu.

Rapat koordinasi tersebut selanjutnya dilanjutkan dengan pembahasan teknis bersama narasumber Dian, untuk mendalami pengelolaan ketatausahaan dan kearsipan, termasuk aspek penataan, pemeliharaan, penyusutan, serta pengelolaan arsip sesuai ketentuan.

Melalui rapat koordinasi ini, Bawaslu Kabupaten Trenggalek terus memperkuat tata kelola administrasi dan kearsipan sebagai bagian dari upaya mewujudkan kelembagaan yang tertib, akuntabel, dan memiliki rekam jejak organisasi yang terkelola dengan baik.